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Gerenciamento de emails ainda é um desafio significativo na gestão, mas com a utilização de uma ferramenta correta pode favorecer a administração por meio de informações precisas e detalhadas de como está realmente sendo usado, tanto internamente como externamente.

Classificamos em 5 tópicos na gestão de e-mail, são elas:

1. Identificação dos colaboradores

Identificar quem são os usuários pode ajudar no planejamento e armazenamento, desta forma possibilita o discernimento das reais necessidades da gestão por meio de relatórios completos que apresentam quem envia e recebe mais e menos e com quem estão comunicando.

2. Gerenciamento de anexos

Anexos é como fermento que ocupa muito espaço, inclusive quando a troca de emails são revisões de documentos ou projetos. A gestão precisa obter informações se realmente há necessidade de armazenar os arquivos, que muitas vezes ficam apenas arquivados e jamais revisto. Com monitoramento possibilita saber quem consome muito, tipos de anexos, duplicatas de arquivos, etc.

3. Violações das regras

Quando se trata de comunicação por email muitas vezes inclui anexos que devoram grande quantidade de espaço, inclusive quando são de anexos não permitidos pela empresa, como arquivos de vídeos em AVI, MPG, MP4 e arquivos de audio como WAV, MP3, etc. Ou encaminhamentos de emails profissionais para email pessoal ou pior, para a concorrência. O monitoramento permite impedir o recebimento e envio de anexos como MP3, AVI, a não ser que seja permitido em casos específicos e também pra onde os emails estão sendo encaminhados, uma boa opção de salvaguarda dos ativos da empresa.

4. Armazenamento

Os colaboradores costumam guarnecer qualquer tipo de email, inclusive de mala diretas ou emails pessoais com anexos, atitudes que devoram espaço de armazenamento. Por meio de regras o gerenciamento torna-se mais fácil na gestão, removendo anexos não permitidos automaticamente, ou emails não profissionais.

5. Retenção

No gerenciamento deve saber quando remover arquivos e emails antigos, se a empresa houver uma política de retenção de documentos, que provavelmente define não só o tempo para salvar determinadas informações, mas quando ele precisa ser destruído. A ferramenta de monitoramento permite remover por período de retenção definido, automatizando e otimizando os arquivamentos.

O uso de ferramenta certa, pode permitir que email seja uma ferramenta produtiva e não de consumição de recursos que geralmente demanda investimentos desnecessários da tecnologia.